Jenis Dokumen:
PROSEDUR SOKONGAN
Tajuk Dokumen:
PENGURUSAN LATIHAN
No Dokumen:
JPT-PS-06

JABATAN PENGAJIAN TINGGI
(JPT)

Edisi:7
Tarikh Terbitan:30/08/2012




JABATAN PENGAJIAN TINGGI
(JPT)

JABATAN PENGAJIAN TINGGI
(JPT)

No Dokumen:
JPT-PS-06





EdisiKeteranganOlehDisemak OlehDilulus Oleh
4Dokumen BaruAnis Mastura Binti Azizan on 04/02/2010Zakaria Bin Shaaban on 04/02/2010Prof. Dr. Rujhan Bin Mustafa on 04/02/2010
5Pindaan terhadap lampiran berikut: 1. LAMPIRAN 5 : Borang Penilaian Kursus 2. LAMPIRAN 6: Borang Penilaian Prestasi Peserta KursusAnis Mastura Binti Azizan on 27/07/2010Zakaria Bin Shaaban on 28/07/2010Prof. Dr. Rujhan Bin Mustafa on 28/07/2010
6Pindaan Lampiran 6 - Borang Penilaian Prestasi Peserta Kursus Jabatan Pengajian TinggiAnis Mastura Binti Azizan on 09/08/2011Zakaria Bin Shaaban on 11/08/2011Prof. Dr. Morshidi Bin Sirat on 11/08/2011
7Pindaan Lampiran 5-Borang Penilaian KursusHajar Naemah Binti Sohif on 29/08/2012Abdul Hadi Bin Omar on 29/08/2012Prof. Dr. Morshidi Bin Sirat on 30/08/2012
8Pengemaskinian dokumen selaras dengan penggabungan kementerianFairul Zalatannor Binti Mohd Zailani on 17/10/2013Noor Azman Bin Muhammad Noor on 21/10/2013Datin. Paduka. Ir. Dr. Siti Hamisah Binti Tapsir on 25/10/2013
9Pengemaskinian dokumen.Noor Azman Bin Muhammad Noor on 10/07/2014Noor Azman Bin Muhammad Noor on 10/07/2014Datin. Paduka. Ir. Dr. Siti Hamisah Binti Tapsir on 14/07/2014




Senarai Kandungan

1.OBJEKTIF
2.SKOP
3.RUJUKAN
4.DEFINISI
5.SINGKATAN
6.TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN
7.REKOD KUALITI
8.CARTA ALIRAN KERJA
9.LAMPIRAN



1. OBJEKTIF

1.1       Prosedur ini bertujuan untuk memastikan proses pengurusan latihan dijalankan secara sistematik dan berkesan.

2. SKOP

 

2.1      Prosedur ini digunapakai oleh Bahagian Khidmat Pengurusan untuk pelaksaan latihan kepada pegawai-pegawai di Jabatan Pengajian Tinggi.

 

3. RUJUKAN

 

3.1      Manual Kualiti

Seksyen 6.2.1           -           Am

Seksyen 6.2.2           -           Kompentensi, Kesedaran dan Latihan  

3.2      Pekeliling Perkhidmatan dan Surat Pekeliling Perkhidmatan berkaitan yang dikeluarkan oleh Jabatan Perkhidmatan Awam dari semasa ke  semasa

3.3.         Pekeliling Perbendaharaan dan Surat Pekeliling Perbendaharaan yang berkaitan yang dikeluarkan oleh Kementerian Kewangan Malaysia dari semasa ke semasa.

                                                                                                                                                                                                                                                                                      

4. DEFINISI

4.1      Kursus

Sebarang kursus, seminar, bengkel, lawatan sambil belajar dalam atau luar negara.

4.2      Kompetensi

Pengetahuan, kemahiran dan ciri-ciri peribadi yang perlu bagi melaksanakan sesuatu tugas dan tanggungjawab. Prinsip asas kompetensi  adalah  bahawa  prestasi  seseorang  akan  meningkat bagi melaksanakan tugas atau tanggungjawab jawatan yang disandang.

    

5. SINGKATAN

 5.1  JPT  -  Jabatan Pengajian Tinggi
 5.2  KPT  - Kementerian Pengajian Tinggi
 5.3  PML  - Pembangunan Manusia dan Latihan
 5.4  KP  - Ketua Pengarah JPT
 5.5  TKP(A)  - Timbalan Ketua Pengarah JPT (IPTA)
 5.6  P(BKP)  - Pengarah Bahagian Khidmat Pengurusan
 5.7  PP  - Penolong Pengarah
 5.8  PPT  - Penolong Pegawai Tadbir
 5.9  KPT  - Ketua Pembantu Tadbir
 5.10  PT(P/O)  - Pembantu Tadbir (Perkeranian/ Operasi)

     

6. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

Tanggungjawab

Tindakan

 

PP/PPT

 

 

 

PP/PPT

 

 

 

P/PP/PPT

 

 

 

PP/PPT

 

 

 

 

 

 

P/PP/PPT

 

 

 

 

 

PP/PPT/ KPT/ PT(P/O)

 

 

      PP/PPT

 

 

 

 

 

KPT/PT(P/O)

 

 

 

 

KPT/PT(P/O)

 

 

 

 

 

 

P/PP/PPT

 

 

 

 

  

 P/PP/PPT

 

 

 

 

KPT/PT(P/O)

 

 

 

 

KPT/PT(P/O)

 

 

 

 

KPT/PT(P/O)

 

 

 

 

 

PP/ PPT

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  

PP/ PPT

 

 

 

 PP/ PPT

 

 

 

PP/ PPT

 

 

 

PP/ PPT

 

 

PP/PPT

 

 

 

 

 PP/ PPT

 

 

 

PP/PPT/KPT

 

 

 

PP/PPT/KPT

 

 

 

 

 

PP/PPT

 

 

 

KPT/ PT(P/O)

 

 

KPT/ PT(P/O)

 

 

PP/ PPT

 

 

PT(P/O)

 

 

 

PT(P/O)

 

 

 

PP/ PPT

 

 

KPT/PT(P/O)

 

 

 

KPT/ PT(P/O)

 

 

 

 

 

PP/PPT

 

 

 KPT/PT(P/O)

 

 

KPT/PT(P/O)

 

PP/PPT

 

 

 

 

 

 

 

 

1.    Kenal pasti keperluan latihan berdasarkan kompetensi dan pelan latihan JPT seperti di Lampiran 1.

 

2.     Laksanakan latihan seperti berikut:

 

A.   KURSUS ANJURAN AGENSI LUAR/ SWASTA

 

  1. Terima surat atau risalah/ brosur kursus dari agensi luar/swasta dari masa ke semasa.

 

  1. Sediakan memo edaran risalah/brosur kursus atau hebahan emel kepada bahagian untuk mendapatkan pencalonan (sekiranya ada) atau buat pencalonan berdasarkan keperluan kursus atau kompetensi yang telah dikenalpasti.

 

  1. Terima memo, borang permohonan seperti di Lampiran 2 dan borang pendaftaran kursus (jika ada) dari calon melalui Pengarah Bahagian masing-masing.

 

  1. Sediakan perakuan kepada P(BKP) dan KP/ TKP(A) untuk ulasan, pertimbangan, kelulusan serta permohonan Pesanan Kerajaan (LO).

 

  1. Maklumkan kelulusan menghadiri kursus kepada calon melalui Pengarah Bahagian masing-masing melalui memo atau salinan surat pengesahan kehadiran kursus.

 

  1. Sediakan surat pengesahan atau makluman nama pegawai yang akan hadir kursus kepada pihak penganjur.

 

  1. Terima salinan sijil kehadiran kursus dari pegawai dan rekodkan dalam Buku Rekod Perkhidmatan.

 

B.   KURSUS ANJURAN SEKSYEN PML, KPT DAN LAIN-LAIN AGENSI KERAJAAN

 

  1. Terima brosur kursus dan buat hebahan berhubung jadual pelaksanaan dan borang permohonan kursus yang dianjurkan oleh Seksyen PML, KPT seperti di Lampiran 3 dan lain-lain agensi Kerajaan seperti di Lampiran 4 kepada semua warga JPT.

 

  1. Terima permohonan daripada Bahagian dan buat pencalonan berdasarkan keperluan kursus atau kompetensi yang telah dikenalpasti.

 

  1. Hantar pencalonan peserta kepada Seksyen PML, KPT (bagi kursus anjuran PML) atau agensi Kerajaan yang terlibat.

 

  1. Terima senarai peserta yang terpilih dan buat edaran untuk makluman pegawai yang terlibat dan sesalinan kepada Pengarah Bahagian pegawai.

 

  1. Terima salinan sijil kehadiran kursus dari pegawai dan rekodkan dalam Buku Rekod Perkhidmatan.

 

C.   KURSUS ANJURAN DALAMAN

 

  1. Kenal pasti:

                     i.     Nama kursus yang akan dianjurkan berasaskan keperluan latihan dari bahagian-bahagian

                    ii.    Kumpulan sasaran/ peserta

                   iii.    Bilangan peserta

                   iv.    Tarikh dan masa kursus

                   v.   Sebutharga hotel/ syarikat konsultan (sekiranya berkaitan)

                 vi.    Kos keseluruhan termasuk kos kemudahan penginapan, makan minum dan kos bayaran penceramah (sekiranya ada)

 

  1. Bincang modul kursus/ penceramah/ tempat/ tarikh kursus/ sebut harga hotel/ penginapan.

 

  1. Sediakan kertas pertimbangan untuk kelulusan KP JPT.

 

  1. Mohon Pesanan Kerajaan (LO) dari P(BKP) setelah mendapat kelulusan KP JPT.

 

  1. Hantar surat pengesahan hotel (jika berkaitan).

 

  1. Sediakan surat tawaran pelantikan konsultan atau jemputan penceramah  yang   dipilih   untuk   mengendalikan kursus  dalaman  sekiranya memerlukan konsultan dan penceramah luar.

 

  1. Buat edaran memo atau makluman tawaran kursus kepada Pengarah Bahagian.

 

  1. Terima pencalonan daripada Bahagian dan sediakan memo tawaran kursus.

 

  1. Sediakan draf buku program kursus dan cadangan nama-nama pegawai termasuk pemandu yang akan bertindak sebagai urusetia kursus untuk persetujuan P(BKP).

 

  1. Adakan mesyuarat Urus Setia kursus sebelum kursus diadakan (jika perlu).

 

  1. Buat persiapan/pembungkusan keperluan dan peralatan kursus (jika perlu).

 

  1. Sediakan sijil kursus dan semak cetakan sijil.

 

  1. Laksanakan kursus.

 

  1. Edar   Borang   Penilaian   Kursus   seperti  di Lampiran 5.

 

  1. Kumpul semula Borang Penilaian Kursus selepas tamat kursus.

 

  1. Sediakan Laporan Penilaian Kursus dan kemukakan kepada KP/TKP(A) untuk makluman.

 

  1. Terima salinan sijil kehadiran kursus dari pegawai dan rekodkan dalam Buku Rekod Perkhidmatan.

 

  1. Hantar invois kepada Unit Kewangan untuk pembayaran.

 

D. PENILAIAN PRESTASI PESERTA KURSUS

 

  1. Kenalpasti pegawai yang telah menghadiri kursus melebihi 3 hari dan melibatkan kompetensi masing-masing.
  2. Edar Borang Penilaian Prestasi Peserta Kursus seperti di Lampiran 6 kepada Pegawai Penyelia peserta kursus 3 bulan selepas tamat kursus.
  3. Kumpul semula Borang Penilaian Prestasi Peserta Kursus.
  4. Analisa Borang Penilaian Prestasi Peserta Kursus. Sediakan Laporan dan kemukakan kepada KP/TKPA untuk makluman.

 

 

 

7. REKOD KUALITI

Bil.

Rekod Kualiti

Lokasi

Tempoh Penyimpanan

 

 

 

1.

 

 

 

 

 

2.

 

 

 

3.

 

 

 

4.

 

 

 

 

5.

 

 

 

 

 

 

6.

 

 

 

 

 

7.

 

8.

 

 

 

 

 

9.

 

 

10.

 

 

  

11.

 

 

12.

 

13.

 

 

14.

 

 

 

 

15.

 

 

  

 

Kursus Yang Dianjurkan oleh Agensi Luar/ Swasta

 

Memo edaran risalah/ brosur atau hebahan emel kursus kepada bahagian-bahagian berkaitan untuk mendapatkan pencalonan sekiranya ada.

 

Memo   dan    borang    permohonan

kursus agensi luar dari calon melalui Ketua Bahagian masing-masing.

 

Perakuan kepada P(BKP) dan KP/ TKP(A) untuk ulasan, pertimbangan dan kelulusan.

 

Memo atau makluman kelulusan menghadiri kursus kepada Pengarah Bahagian calon dan calon berkenaan  

 

Surat pengesahan/ makluman kehadiran kursus kepada penganjur

 

Kursus Yang Dianjurkan oleh Seksyen PML, KPT dan Lain-Lain Agensi Kerajaan

 

Memo atau hebahan emel berhubung jadual pelaksanaan dan borang permohonan kursus yang dianjurkan oleh Seksyen PML, KPT dan lain-lain agensi Kerajaan.

 

Pencalonan daripada Bahagian.

 

Pencalonan peserta yang dihantar ke Seksyen PML atau lain-lain agensi Kerajaan.

 

Kursus Anjuran Dalaman

 

Kertas pertimbangan untuk kelulusan KP bagi menganjurkan kursus.

 

Surat tawaran pelantikan konsultan atau jemputan penceramah yang dipilih untuk mengendalikan kursus.

 

Memo tawaran kursus kepada Pengarah Bahagian.

 

Pencalonan peserta dari Bahagian.

 

Buku program dan senarai nama urus setia kursus.

  

Borang Penilaian Kursus.

 

Penilaian Prestasi Peserta Kursus

 

Borang Penilaian Prestasi Peserta Kursus

 

 

 

 

BKP

 

 

 

 

 

BKP

 

 

 

BKP

 

 

 

BKP

 

 

 

 

BKP

 

 

 

 

 

 

 BKP

 

 

 

 

 

BKP

 

BKP

 

 

 

 

 

BKP

 

  

BKP

 

 

  

BKP

 

 

BKP

 

BKP

 

 

BKP 

  

 

 

 

BKP

 

 

 

  

 

 

 

5 Tahun

 

 

 

 

 

5 Tahun

 

 

 

5 Tahun

 

 

 

5 Tahun

 

 

 

 

5 Tahun

 

 

 

 

 

  

5 Tahun

 

 

 

 

 

5 Tahun

 

5 Tahun

 

 

 

 

 

5 Tahun

 

 

5 Tahun

 

 

 

5 Tahun

 

 

5 Tahun

 

5 Tahun

 

 

5 Tahun 

 

 

 

  

5 Tahun

 

 

 

 

 

8. CARTA ALIRAN KERJA

 

 

 

 

 

9. LAMPIRAN

./imagesdoc/173_Lampiran 1.doc

./imagesdoc/174_Lampiran 2.doc

./imagesdoc/175_Lampiran 3.doc

./imagesdoc/176_Lampiran 4.doc

./imagesdoc/254_LAMPIRAN 5 - BORANG PENILAIAN KURSUS JPT.doc

 ./imagesdoc/253_LAMPIRAN 6 - BORANG PENILAIAN PRESTASI PESERTA KURSUS.doc

 

 

 

Bil.

Peringkat

 

1.

 

Pra Penempatan

 

Kumpulan sasaran adalah terdiri daripada kumpulan pegawai yang baru melapor diri iaitu pegawai yang baru dilantik dalam perkhidmatan dan pegawai yang baru ditempatkan di JPT. Objektifnya adalah untuk memberi pengenalan kepada budaya kerja di Kementerian dan Jabatan, pendedahan kepada Carta organisasi,fungsi dan peranan Kementerian dan Jabatan, menerapkan nilai-nilai positif, motivasi dan ketahanan kerja yang tinggi. Modul yang digunakan adalah berbentuk taklimat dalaman.

  

 

2.

 

Asas

 

Kumpulan sasaran adalah terdiri daripada kumpulan pegawai yang baru melapor diri dan kurang dari 3 tahun. Objektifnya adalah untuk memberi penerapan kepada misi, visi, objektif dan fungsi Kementerian dan Jabatan, orientasi kepada persekitaran kerja dan perkara-perkara asas dalam pekerjaan. Modul yang digunakan adalah dalam bentuk Kursus Induksi (Umum & khusus), On The Job Requirement Skill (mengikut bahagian) dan Fellowership.

 

 

3.

 

Pertengahan

 

Kumpulan sasaran adalah terdiri daripada kumpulan pegawai yang telah berkhidmat antara tiga hingga lima tahun. Objektifnya adalah untuk menyediakan pegawai perkhidmatan awam yang berkebolehan dan berkeupayaan dalam melaksanakan tugas dengan cekap dan berkualiti serta dapat meningkatkan kemahiran sedia ada dan mendedahkankemahiran baru bagi meningkatkan tahap kompetensi pegawai. Modul yang digunakan adalah berbentuk kursus-kursus Peningkatan Profesionalisme, Leadership dan program sangkutan.

 

 

4.

 

Peringkat Lanjutan 1

 

Kumpulan sasaran terdiri daripada kumpulan pegawai yang telah berkhidmat antara lima hingga sepuluh tahun. Objektifnya adalah untuk menyediakan golongan pegawai yang berkebolehan dan berkeupayaan untuk berperanan sebagai decision maker yang adil dan tepat, memantapkan dan mengukuhkan keupayaan kepimpinan dan pengurusan.  Modul yang digunakan adalah berbentuk Strategic Decision Making dan pengukuhan kepimpinan.

 

 

5.

 

Peringkat Lanjutan 2

 

Kumpulan sasaran terdiri daripada kumpulan pegawai yang telah berkhidmat anatara 10 hingga 25 tahun. Objektifnya adalah untuk menyediakan golongan pegawai yang berkebolehan dan berkeupayaan untuk berperanan sebagai pemimpin di peringkat Bahagian, kebolehan untuk mengadakan jaringan (networking) dan dapat memantapkan kemahiran pengurusan. Modul yang digunakan berbentuk Long Term Planning, Strategic Decision Making, Tranformational Leadership, Bench Marking dan Monitoring.

 

 

6.

 

Peringkat Peralihan

 

Kumpulan sasaran terdiri daripada kumpulan pegawai yang akan meninggalkan perkhidmatan perkhidmatan iaitu dalam tempoh setahun sebelum bersara. Objektifnya adalah sebagai persediaan mental untuk mengadaptasi alam persaraan, Sustainability Management, Organizational Succession Planning dan kerjaya Pasca Persaraan. Modul yang digunakan berbentuk Psikologi, Modul Keusahawanan dan Pengurusan syarikat.