Jenis Dokumen:
PROSEDUR KUALITI OPERASI
Tajuk Dokumen:
PENGURUSAN LATIHAN PEMBANGUNAN KOMPETENSI
No Dokumen:
KPT/BPSM-PKO-004

KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI
(KPT)

Edisi:2
Tarikh Terbitan:12/08/2011




KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI
(KPT)

No Dokumen:
KPT/BPSM-PKO-004





EdisiKeteranganOlehDisemak OlehDilulus Oleh
1Dokumen BaruMohd Azhar Bin Ismail on 20/07/2010Y. M. Ku Maharum Ku Yaacob on 13/08/2010Y Bhg. Datuk Omar Bin Abd. Rahman on 13/08/2010
2Terdapat beberapa perubahan dalam proses kerja, khususnya dengan pengenalan Sistem Pengurusan Latihan secara atas talian dan penggunaan borang OMR dalam penilaian kursus bagi memudahkan urusan berkaitan yang sebelum ini dilakukan secara manual.Mohd Azhar Bin Ismail on 09/08/2011Y. M. Ku Maharum Ku Yaacob on 12/08/2011Y Bhg. Datuk Omar Bin Abd. Rahman on 12/08/2011




Senarai Kandungan

1.OBJEKTIF
2.SKOP
3.TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN
4.LAMPIRAN
5.SINGKATAN



1. OBJEKTIF

Prosedur ini menyediakan garis panduan pengurusan latihan pembangunan kompetensi untuk pegawai bahagian, jabatan, politeknik dan kolej komuniti untuk peningkatan kompetensi di Kementerian Pengajian Tinggi (KPT).

2. SKOP

Prosedur ini diguna pakai oleh warga kerja di Seksyen Pembangunan Manusia dan Latihan, Bahagian Pengurusan Sumber Manusia (BPSM) yang bertanggungjawab menguruskan pembangunan kompetensi warga kerja KPT dengan cekap dan berkesan.

3. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

 Tanggungjawab

 Tindakan

 WP

 3.1       Carta Alir

Carta alir Pengurusan Latihan Pembangunan Kompetensi adalah seperti di Lampiran A.

 

  

KPSUK(S)LD / PSUK(S)LD

KPSUK(S)LD / PSUK(S)LD

KPSUK(S)LD / PSUK(S)LD

KPSUK(S)LD / PSUK(S)LD

KPSUK(S)LD / PSUK(S)LD

KPSUK(S)LD / PSUK(S)LD

KPSUK(S)LD / PSUK(S)LD

  3.2       Perancangan Program Latihan 

a)    Mengumpul maklumat keperluan latihan berdasarkan kompetensi jawatan.

  

b)    Mengenal pasti keperluan latihan berdasarkan kompetensi.

 

c)    Merangka keperluan latihan dan menyediakan Anggaran Keperluan Peruntukan Program Tahunan.

 

d)    Mengenal pasti cadangan program latihan melalui tajuk program latihan dan kumpulan sasaran. 

 

e)    Menyediakan draf Kertas Cadangan dan Jadual Pelaksanaan Program Latihan Tahunan.

  

f)     Menyemak dan membuat pindaan ke atas Kertas Cadangan dan Jadual Pelaksanaan Program Latihan Tahunan.

 

g)    Membentangkan Kertas Cadangan dan Jadual Pelaksanaan Program Latihan Tahunan kepada Mesyuarat Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM) KPT.

 

 

  KPSU(S)LL / PSU(S)LL /

 PPT(S)LL

 

KPSUK(S)LD / PSUK(S)LD

 3.3         Keputusan Mesyuarat Panel Pembangunan Sumber Manusia KPT

      a)    Jika lulus, persediaan untuk pelaksanaan program latihan akan dibuat.

 

 b)   Jika tidak lulus, pindaan akan dibuat terhadap perancangan latihan tahunan yang dikemukakan berdasarkan keputusan Mesyuarat PPSM.

 

 

 

  KPSU(S)LL / PSUK(S)LD /

PSU(S)LL / PPT(S)LL

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 PSU(S) LL / PPT(S)LL / PT(P/O)

 

 

 PSU(S) LL/ PPT(S)LL/ PT(P/O)

 

 

 

KPSU(S)LL/ PSU(S) LL/ PPT(S)LL

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

     

PSU(S) LL/ PPT (S) LL

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  

KPSU(S)LL / PSU(S) LL / PPT(S)LL

 

 3.4       Pengurusan Pelaksanaan Program Latihan

 

a)        Pengurusan Peserta

 

                i.        Membuat hebahan mengenai Kalendar Program Latihan dan permohonan untuk mengikuti kursus menerusi:

  • Edaran memo/surat untuk makluman warga KPT, termasuk JPT, JPP, JPKK, Politeknik dan Kolej Komuniti; dan
  • Memuat naik senarai program latihan yang telah diluluskan oleh PPSM ke dalam Sistem Pengurusan Latihan (SILAT) yang boleh dicapai  di laman web https:// app.mohe.gov.my/silat/.

 Cetakan skrin halaman utama laman web SILAT adalah seperti di Lampiran B.

 

               ii.       Membuat pemilihan peserta kursus yang bersesuaian dengan jenis latihan yang akan diadakan dan memenuhi syarat-syarat permohonan.

 

             iii.        Memaklumkan calon yang terpilih mengenai tarikh, tempat dan jadual kursus dalam surat tawaran.

 

 

 

b)     Pengurusan Penyedia Latihan

 

                i.        Mendapatkan maklumat dan sebut harga daripada penyedia latihan yang sesuai dengan skop dan objektif kursus.

 

               ii.        Membuat penilaian dan memilih penyedia latihan yang sesuai dalam Mesyuarat Panel Pemilihan Penyedia Latihan yang diadakan secara bulanan.

 

             iii.        Menyedia dan mengeluarkan surat tawaran pelantikan kepada  penyedia latihan / penceramah yang dipilih dengan menyertakan jadual kursus.

 

             iv.        Mengeluarkan surat permohonan penceramah kepada Bahagian/Jabatan/Agensi sekiranya kursus/bengkel yang diadakan memerlukan kepakaran dalaman.

 

 

c)     Pengurusan Premis Latihan

 

                i.        Mendapatkan sebut harga daripada premis-premis latihan sekiranya latihan akan dilaksanakan di luar pejabat.

 

               ii.        Menyedia dan menyerahkan permohonan pakej latihan kepada Bahagian Kewangan sekurang-kurangnya dua (2) minggu sebelum kursus bermula.

 

             iii.        Mendapatkan kelulusan pakej latihan dari Bahagian Kewangan.

 

             iv.        Menyedia surat tempahan premis latihan kepada pemilik premis yang dipilih.

 

 

d)     Pelaksanaan Program Latihan

 

                i.        Mengurus pelantikan urus setia latihan.

 

               ii.        Menyediakan atur cara program latihan, peralatan dan keperluan kursus.

 

             iii.        Melaksanakan program latihan:  

  • Memastikan program latihan dilaksanakan mengikut jadual yang telah ditetapkan;
  • Menguruskan kehadiran dan memastikan peserta mengikuti latihan sepenuhnya. Borang pendaftaran kursus adalah seperti di Lampiran C;
  • Memastikan penyedia latihan melaksanakan latihan mengikut modul yang telah ditetapkan; dan
  • Memastikan pemilik premis latihan memberikan perkhidmatan seperti yang ditetapkan dalam surat tawaran.   

             iv.        Memantau perjalanan program latihan.

 

               v.        Menguruskan Majlis Penyampaian Sijil dan Penutup Kursus (jika perlu).

 

 

  PT(P/O)

 

  

PT(S)LD

 

 PT(S)LD

 3.5       Penilaian Kursus 

a)   Memastikan setiap peserta melengkapkan Borang   Penilaian Kursus seperti di Lampiran D atau Lampiran E mengikut kesesuaian.

 

b)   Menyemak dan membuat analisis penilaian kursus.

 

c)   Menyediakan Laporan Penilaian Kursus.

 

 

4. LAMPIRAN

LAMPIRAN A : CARTA ALIR PENGURUSAN LATIHAN PEMBANGUNAN KOMPETENSI

Sila rujuk ./imagesdoc/409_Lampiran A.doc

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

LAMPIRAN B : PRINT SCREEN SISTEM PENGURUSAN LATIHAN (SILAT)

Sila rujuk imagesdoc/539_SILAT frontpage.png

 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

LAMPIRAN C : BORANG PENDAFTARAN KURSUS / LATIHAN

 Sila rujuk ./imagesdoc/413_Lampiran C_PKO 004_April 2010.doc

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

LAMPIRAN D : BORANG PENILAIAN KURSUS

Sila rujuk ./imagesdoc/417_Lampiran D_PKO 004_April 2010.doc

 

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

LAMPIRAN E : BORANG PENILAIAN KURSUS

Sila rujuk ./imagesdoc/418_Lampiran E_PKO 004_April 2010.doc

5. SINGKATAN

1. WP - Wakil Pengurusan

2. BPSM - Bahagian Pengurusan Sumber Manusia

3. SUB(S) - Setiausaha Bahagian, Bahagian Pengurusan Sumber Manusia

4. TSUB(S)L - Timbalan Setiausaha Bahagian, Bahagian Pengurusan Sumber Manusia

5. KPSUK(S)LD - Ketua Penolong Setiausaha Kanan, Unit Perancangan dan Dasar Latihan, Seksyen Pembangunan Manusia dan Latihan, BPSM

6. KPSU(S)LL - Ketua Penolong Setiausaha, Unit Latihan Dalam Perkhidmatan, Seksyen Pembangunan Manusia dan Latihan, BPSM

7. PSUK(S) LD - Penolong Setiausaha Kanan, Unit Perancangan dan Dasar Latihan, Seksyen Pembangunan Manusia dan Latihan, BPSM

8. PSU(S)LL - Penolong Setiausaha, Unit Latihan Dalam Perkhidmatan, Seksyen Pembangunan Manusia dan Latihan, BPSM

9. PPT(S)LL - Penolong Pegawai Tadbir, Unit Latihan Dalam Perkhidmatan, Seksyen Pembangunan Manusia dan Latihan, BPSM

10. PT(P/O) - Pembantu Tadbir (Perkeranian / Operasi)

11. PT(S)LD - Pembantu Tadbir, Unit Perancangan dan Dasar Latihan, Seksyen Pembangunan Manusia dan Latihan, BPSM

12. JPT - Jabatan Pengajian Tinggi

13. JPP - Jabatan Pengajian Politeknik

14. JPKK - Jabatan Pengajian Kolej Komuniti

15. PPSM - Panel Pembangunan Sumber Manusia

16. SILAT - Sistem Pengurusan Latihan