Jenis Dokumen:
PROSEDUR KUALITI OPERASI
Tajuk Dokumen:
PROSEDUR PENGURUSAN KURSUS INDUKSI
No Dokumen:
KPT/BPSM-PKO-005

KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI
(KPT)

Edisi:2
Tarikh Terbitan:12/08/2011




KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI
(KPT)

No Dokumen:
KPT/BPSM-PKO-005





EdisiKeteranganOlehDisemak OlehDilulus Oleh
1Dokumen BaruMohd Azhar Bin Ismail on 20/07/2010Y. M. Ku Maharum Ku Yaacob on 13/08/2010Y Bhg. Datuk Omar Bin Abd. Rahman on 17/08/2010
2Terdapat beberapa penambahbaikan dalam proses kerja berkaitan kursus induksi, di samping pemansuhan Kursus Kenegaraan berdasarkan surat edaran daripada Biro Tatanegara (BTN), Jabatan Perdana Menteri bertarikh 10 Januari 2011.Mohd Azhar Bin Ismail on 09/08/2011Y. M. Ku Maharum Ku Yaacob on 12/08/2011Y Bhg. Datuk Omar Bin Abd. Rahman on 12/08/2011




Senarai Kandungan

1.OBJEKTIF
2.SKOP
3.TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN
4.LAMPIRAN
5.SINGKATAN



1. OBJEKTIF

Prosedur ini menyediakan garis panduan pengurusan Kursus Induksi untuk pegawai bahagian, jabatan, politeknik dan kolej komuniti.

2. SKOP

Prosedur ini diguna pakai oleh warga kerja di Seksyen Pembangunan Manusia dan Latihan, Bahagian Pengurusan Sumber Manusia (BPSM) yang bertanggungjawab untuk menguruskan kursus Induksi dengan cekap dan berkesan.

3. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

 Tanggungjawab  Tindakan

 WP

 3.1     Carta Alir

Carta alir Pengurusan Kursus Induksi adalah seperti di Lampiran A.

 

 

 

PSUK(S)LI

  

PSUK(S)LI

 

  

PSUK(S)LI

 

PSUK(S)LI

  

PSUK(S)LI

  

SUB(S) / TSUB(S)L

 

 SUB(S) / TSUB(S)L

 3.2       Perancangan Kursus Induksi Tahunan

 

a)    Mendapatkan Takwim Kursus Induksi daripada Jabatan Perkhidmatan Awam / JPA (untuk Kumpulan I).

 

b)    Mendapatkan maklumat keperluan Kursus Induksi di kalangan pegawai dan kakitangan serta data perjawatan terkini daripada Seksyen Pengurusan Sumber Manusia, BPSM, KPT.

 

c)    Mengenal pasti keperluan kursus mengikut kumpulan jawatan.

 

d)    Merangka keperluan latihan dan menyediakan Anggaran Keperluan Peruntukan Program.

 

e)    Menyediakan draf Kertas Cadangan dan Jadual Pelaksanaan Kursus Induksi  Tahunan.

 

f)     Menyemak dan membuat pindaan ke atas Kertas Cadangan dan Jadual Pelaksanaan Kursus Induksi Tahunan.

 

g) Membentang Kertas Cadangan dan Jadual Kursus Induksi Tahunan kepada Mesyuarat Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM)

 

 

 

PSUK(S)LI

 

 TSUB(S)L / KPSUK(S)LD / PSUK(S)LD

 

 3.3         Keputusan Mesyuarat Panel Pembangunan Sumber Manusia KPT

 

a)  Jika lulus,  persediaan untuk pelaksanaan program latihan akan dibuat.

 

b)  Jika tidak lulus, pindaan akan dibuat kepada perancangan latihan tahunan yang dikemukakan berdasarkan keputusan Mesyuarat PPSM.

 

 

 

 

 

PSUK(S)LI / PT(P/O)

 

 

  PSUK(S)LI / PT(P/O)

 

PT(P/O)

 

  

PSUK (S)LI / PT(P/O)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  

PPT(S)LI

 

 PPT(S)LI

 

 

 PPT(S)LI

 

 PSUK (S)LI / PPT(S)LI

 

 

 

  PSUK (S)LI / PPT(S)LI

 3.4       Pelaksanaan Kursus Induksi

 

a)    Pengurusan Peserta

 

i.    Unit Induksi dan Peperiksaan akan mengenalpasti calon kursus induksi berdasarkan maklumat lantikan dari Seksyen Pengurusan Sumber Manusia, BPSM, KPT.

 

ii.    Membuat pemilihan calon yang bersesuaian berdasarkan tarikh lantikan.

 

iii.   Memaklumkan calon yang terpilih mengenai tarikh, tempat dan jadual kursus dalam surat tawaran.

 

 

b)    Pengurusan Penceramah

 

i)             Mengenal pasti dan memilih penceramah-penceramah mengikut tajuk / subjek.

 

ii)            Menyediakan jadual penceramah.

 

iii)           Mengeluarkan surat tawaran kepada penceramah.

 

 

c)    Pengurusan Premis Latihan

 

i)          Mendapatkan sebut harga dari premis-premis latihan sekiranya kursus akan dilaksanakan di luar pejabat.

 

ii)         Menyedia dan menyerahkan permohonan pakej latihan kepada Bahagian Kewangan sekurang-kurangnya dua (2) minggu sebelum kursus bermula.

 

iii)        Mendapatkan kelulusan pakej latihan dari Bahagian Kewangan.

 

iv)        Menyediakan surat tempahan premis latihan dengan menyertakan jadual kursus, senarai peserta dan urus setia kepada pemilik premis latihan.

 

 

d)    Pelaksanaan Kursus Induksi

 

i)         Mengurus pelantikan urus setia kursus.

 

ii)        Menyediakan buku atur cara program, peralatan dan keperluan kursus.

 

iii)      Melaksanakan program latihan:

 

     Memastikan program latihan dilaksanakan mengikut jadual yang telah ditetapkan.

 

     Menguruskan kehadiran dan memastikan peserta mengikuti kursus sepenuhnya. Borang Pendaftaran Kursus adalah seperti di Lampiran B

 

     Memastikan penceramah-penceramah  hadir.

 

     Memastikan pemilik premis latihan mengenakan bayaran mengikut kadar yang dipersetujui dan bilangan peserta kursus sebenar.

 

     Memantau perjalanan kursus.

 

 

  

 

PSUK(S)LI / PPT(S)LI /

PT(P/O) / Urus setia

 

 

 

 

  

 

  

PSUK(S)LI  / PPT(S)LI /

PT(P/O) / Urus setia

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 PSUK(S)LI

 

 

 

 

 

 

 

  

TSUB(S)L / PSUK(S)LI

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  

PSUK(S)LI / PT (P/O)

 

 

PSUK(S)LI / PPT(S)LI

 

 3.5       Pengurusan Ujian Akhir Kursus (UAK)

 

a)      Pengurusan UAK

 

i)          Memohon kertas soalan UAK kepada Cawangan Kompetensi, JPA mengikut Takwim Peperiksaan.

 

ii)        Mendapatkan soalan UAK sekurang-kurangnya tiga (3) hari sebelum tarikh ujian akhir dari Cawangan Kompetensi, JPA.

 

iii)       Memastikan penyimpanan kertas soalan  menepati syarat-syarat yang telah ditetapkan oleh JPA untuk mengelakkan soalan daripada bocor.

 

b)      Persiapan UAK

 

i)        Menyediakan slip UAK calon, kertas OMR dan peralatan lain untuk ujian.

ii)       Menyediakan dewan peperiksaan di premis latihan sehari sebelum tarikh peperiksaan.

iii)      Mengadakan taklimat UAK sehari sebelum tarikh ujian kepada calon-calon peperiksaan.

 

iv)       Mengurus UAK pada tarikh peperiksaan dan memastikan semua calon menandatangani slip peperiksaan calon sebagai bukti kehadiran.

 

v)        Menyediakan Sijil Kursus Induksi Khusus untuk peserta-peserta kursus Induksi.

 

vi)       Menguruskan Majlis Penyampaian Sijil dan Penutup Kursus (jika perlu).

 

 

c)    Pengurusan Markah UAK

 

i)         Mendapatkan skema jawapan kertas UAK daripada JPA.

 

ii)        Menanda kertas UAK, tugasan kumpulan dan tugasan individu.

 

iii)      Membuat analisis markah mengikut kumpulan kursus.

 

 

d)    Mesyuarat Panel Penilaian Kursus Induksi

 

i)         Mendapatkan tarikh Mesyuarat Panel Penilaian Kursus Induksi.

 

ii)        Mengeluarkan surat panggilan mesyuarat sekurang-kurangnya seminggu sebelum tarikh mesyuarat.

 

iii)      Menyediakan dokumen / kertas yang  akan dibentangkan.

 

iv)      Melaksanakan mesyuarat.

 

v)        Menyediakan draf minit dan dihantar kepada TSUB(S)L untuk semakan dan pindaan.

 

vi)      Mengedarkan minit mesyuarat.

 

vii)     Membuat tindakan-tindakan yang diputuskan  semasa mesyuarat.

 

 

e)      Pengurusan Sijil Lulus Kursus Induksi

 

i)    Mendapatkan nama-nama calon yang telah diperakukan lulus oleh Panel Penilaian Kursus Induksi.

 

ii)   Mengeluarkan sijil-sijil lulus Kursus Induksi Umum dan mengemukakan maklumat calon kepada Ketua Jabatan masing-masing.

 

f)       Pengurusan Calon Gagal

 

i)    Memaklumkan kepada calon-calon yang gagal dan memberitahu perkara-perkara yang perlu dilakukan seperti yang dipersetujui semasa Mesyuarat Panel Penilaian.

 

 

 

 PT(P/O) / Urus Setia Kursus

  

PT(S)LD 

 

PT(S)LD

 3.6  Penilaian Kursus Induksi

 

a)   Memastikan setiap peserta melengkapkan dan menghantar Borang Penilaian Kursus seperti di Lampiran C.

 

b)   Menyemak dan membuat analisis penilaian kursus.

 

c)   Menyediakan Laporan Penilaian Kursus.

 

4. LAMPIRAN

LAMPIRAN A : CARTA ALIR PENGURUSAN KURSUS INDUKSI

Sila rujuk ./imagesdoc/423_Lampiran A.doc

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

LAMPIRAN B : BORANG PENDAFTARAN KURSUS / LATIHAN

Sila rujuk ./imagesdoc/424_Lampiran B_PKO 005_April 2010.doc

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

LAMPIRAN C : BORANG PENILAIAN KURSUS

Sila rujuk ./imagesdoc/425_Lampiran C_PKO 004_April 2010.doc

5. SINGKATAN

1. WP - Wakil Pengurusan

2. BPSM - Bahagian Pengurusan Sumber Manusia

3. JPA - Jabatan Perkhidmatan Awam

4. SUB(S) - Setiausaha Bahagian, Bahagian Pengurusan Sumber Manusia

5. TSUB(S)L - Timbalan Setiausaha Bahagian, Bahagian Pengurusan Sumber Manusia

6. KPSUK(S)LD - Ketua Penolong Setiausaha Kanan, Unit Perancangan dan Dasar Latihan, Seksyen Pembangunan Manusia dan Latihan, BPSM

7. PSUK(S) LD - Penolong Setiausaha Kanan, Unit Perancangan dan Dasar Latihan, Seksyen Pembangunan Manusia dan Latihan, BPSM

8. PSUK(S)LI - Penolong Setiausaha, Unit Induksi dan Peperiksaan, Seksyen Pembangunan Manusia dan Latihan, BPSM

9. PPT(S)LI - Penolong Pegawai Tadbir, Unit Induksi dan Peperiksaan, Seksyen Pembangunan Manusia dan Latihan, BPSM

10. PT(P/O) - Pembantu Tadbir (Perkeranian / Operasi)

11. PT(S)LD - Pembantu Tadbir, Unit Perancangan dan Dasar Latihan, Seksyen Pembangunan Manusia dan Latihan, BPSM

12. PPSM - Panel Pembangunan Sumber Manusia

13. UAK - Ujian Akhir Kursus

14. OMR - Optical Mark Recognition